Toda empresa precisa de um sistema para fazer a cobrança de clientes. Mesmo as lojas que vendem o produto, às vezes negociam com crediários e precisam realizar uma cobrança para poder receber.
No entanto, o processo de cobrar os clientes não é dos mais fáceis. É necessário muita dedicação e técnica para conseguir resolver a questão da inadimplência sem prejudicar a relação com o cliente.
Quer saber como fazer isso com mais sucesso? Então veja as dicas a seguir.
1. Organize um cadastro para a cobrança de clientes
Muitas empresas sofrem com a inadimplência dos seus clientes por simplesmente não saber quem está pagando em dia e quem não paga. Isso é particularmente comum com empresas de TI que trabalham no molde de SaaS (software por assinatura).
Se não houver um controle organizado dos pagamentos dos clientes, fica até difícil saber quem pagou, quem não pagou e qual a sua taxa de inadimplência.
Outro ponto importante é que o cadastro para a cobrança de clientes permite levantar dados essenciais para identificar quando um consumidor abandonará o seu serviço. Por exemplo, suponha que depois de analisar as informações de 100 clientes, você percebe que seus consumidores costumam atrasar 2 meses antes de abandonar o serviço.
Dessa maneira, é possível elaborar estratégias que ajudem a minimizar essas situações e modificar o cenário para manter os clientes.
2. Envie lembretes de vencimentos para os clientes
É verdade que parte da inadimplência é causada pela falta de dinheiro dos clientes. No entanto, é seguro afirmar que a maior parte dos consumidores que não pagam suas contas o fazem por esquecimento.
Por isso, o ideal é que a empresa possa elaborar um sistema de régua de cobrança para enviar lembretes aos clientes de que seus compromissos estão prestes a vencer. Isso lembrará da necessidade de fazer o pagamento.
3. Entenda como abordar o cliente na hora da cobrança
Quando os lembretes não ajudam, é importante abordar o cliente para cobrar o pagamento que é devido. É nessa hora que a maior parte das pessoas jurídicas, especialmente prestadores de serviço, falham.
É muito fácil ficar emocionalmente afetado pela inadimplência de um cliente. Afinal, você fez o trabalho exigido e agora precisa receber o que é devido, especialmente porque não dá para pagar as contas, salários de colaboradores e controlar o fluxo de caixa, sem que haja dinheiro para isso.
No entanto, abordar o cliente, caso esteja emocionalmente impactado, é uma receita para o desastre. É importante entrar na conversa com muita calma e disposição para ouvir o consumidor. O cobrador precisa entender o que está acontecendo e desarmar um conflito antes que ele aconteça.
Um detalhe importante é manter o tom de voz sempre controlado, caso a conversa seja por telefone ou pessoalmente. Se for por texto, é importante evitar transparecer agressividade nas palavras.
4. Saiba negociar durante a cobrança de clientes
Em alguns casos, a cobrança de clientes se transforma em uma negociação. Nessa situação é preciso dominar a conversa para conseguir ter o melhor resultado possível.
A empresa deve ter em mente que, em alguns casos, é preferível oferecer uma solução para o cliente de modo a garantir o pagamento pelo menos de parte da dívida. Afinal, é melhor receber 70% de algo do que ficar com 100% de prejuízo.
Além disso, negociar não significa necessariamente ceder parte da dívida. É possível flexibilizar a forma de pagamento, por exemplo. O importante é buscar um meio termo para evitar o conflito e estimular que esse passivo se transforme em um ativo sem precisar judicializar a dívida.
5. Elabore contratos claros com os seus clientes
É claro que o cliente inadimplente sabe que está com uma dívida. Por isso, pouco adianta lembrá-lo de que “concordou em pagar conforme em contrato”. No entanto, é fato também que contratos simples costumam ter uma taxa menor de inadimplência.
Por esse motivo, se for preciso, consulte uma consultoria que ajude a elaborar contratos de prestação de serviços para que previna a inadimplência e deixe os clientes cientes de suas responsabilidades.
6. Contrate especialistas para fazer a cobrança de clientes
Acertar a cobrança de clientes é essencial para que a sua empresa possa coletar passivos que estão no mercado, aumentar o seu faturamento e evitar ter prejuízo por causa da inadimplência dos clientes.
Uma boa maneira de fazer isso é contratando uma equipe especializada para fazer a cobrança dos seus clientes. Não alguém que use práticas abusivas para tal, mas uma equipe com conhecimentos técnicos e experiência em conversar, entender a situação do cliente e conseguir diminuir a inadimplência.
É importante frisar que o investimento realizado em uma consultoria do tipo, é recuperado facilmente ao transformar as dívidas em ativos financeiros líquidos para a empresa. Por isso, trata-se de um excelente investimento.
Se você gostou das dicas e quer contratar uma equipe de consultoria para fazer a cobrança de clientes para a sua empresa, entre em contato com a gente e saiba como podemos agir para ajudá-lo!
