A gestão financeira de um negócio é parte vital para a sua sobrevivência. Nesse contexto, quando se trata de eficiência para cuidar das finanças, o BPO Financeiro para pequenas empresas surge como uma solução inteligente.
Ser pequeno empreendedor no Brasil não é tão fácil, visto que mais de 30% das empresas abertas no Brasil não sobrevivem mais do que 5 anos – segundo um levantamento do Sebrae.
E um dos motivos pelo qual tantos não conseguem ir longe, principalmente, é a falta de uma boa gestão financeira.
Entretanto, se você possui uma micro ou pequena empresa, e não possui profissionais capacitados ou estrutura para cuidar do financeiro, saiba que o BPO Financeiro pode ajudar.
Neste artigo, confira por que o BPO Financeiro para pequenas empresas é importante e como funciona para implantá-lo. Acompanhe até o final e descubra também como a Consultoria RR Soluções pode ajudar você nesse sentido.
O que é BPO Financeiro para empresas?
O Business Process Outsourcing (BPO) financeiro é uma prática empresarial que envolve a terceirização de processos financeiros e contábeis para empresas.
Em tese, é um serviço em que toda a gestão financeira e contábil de uma empresa é delegada para outra (a prestadora do serviço de BPO).
Essa abordagem permite que as organizações concentrem seus recursos internos nas atividades principais do negócio, enquanto os processos financeiros são gerenciados por parceiros externos qualificados.
Assim, o BPO financeiro pode abranger uma ampla gama de processos, como contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, gestão de folha de pagamento, relatórios financeiros, conformidade fiscal, entre outras tarefas relacionadas à área financeira.
Por isso, quando se trata da gestão financeira para pequenas e médias empresas, o serviço de BPO Financeiro é particularmente vantajoso. Afinal, muitas empresas de pequeno porte possuem poucas pessoas envolvidas no negócio – e quase sempre falta alguém especializado no financeiro.
Qual a importância de uma boa gestão financeira para pequenas e médias empresas?
Ao se ter um negócio, independentemente do tamanho, é indispensável compreender a importância da gestão financeira. Especialmente para as pequenas empresas, uma boa gestão financeira se torna crucial para a sustentabilidade do negócio a longo prazo.
Antes de tudo, ela proporciona uma visão clara das finanças do negócio, permitindo que os gestores tomem decisões embasadas em dados concretos, seja para avaliar a rentabilidade do negócio, identificar áreas de custos elevados ou planejar investimentos futuros de forma estratégica.
Por outro lado, uma boa gestão financeira, principalmente por meio do BPO Financeiro, ajuda as empresas a manterem o controle de seus recursos financeiros
Imagine o quão problemático seria se um negócio errasse frequentemente no cálculo de suas despesas e fluxo de caixa. Certamente, a falta de uma gestão financeira para pequenas e médias empresas eficiente a levaria à falência em algum momento.
Sob outra perspectiva, quando as empresas mantêm registros financeiros precisos e demonstram responsabilidade na gestão dos recursos, elas se tornam mais atrativas para instituições financeiras e investidores em potencial. Isso facilita consideravelmente na obtenção de crédito.
Como o BPO Financeiro ajuda no crescimento de pequenas empresas?
É crucial destacar como a abordagem do BPO Financeiro para pequenas empresas pode simplificar e otimizar as operações financeiras, permitindo que os empreendedores se concentrem em estratégias de expansão e inovação.
Não é incomum encontrar muitos empresários, principalmente de micro e pequena empresa, cuidando de várias partes do negócio por conta própria ao mesmo tempo.
Além de representar um gasto de energia, isso prejudica o crescimento da empresa, uma vez que o líder não consegue se dedicar 100% a estratégias de crescimento.
Em contrapartida, ao liberar os empresários e suas equipes das tarefas operacionais e burocráticas, o BPO permite que eles dediquem mais tempo à geração de valor para o negócio. Dessa forma, fica mais fácil desenvolver estratégias de crescimento e fortalecer a competitividade do negócio no mercado.
Quais tarefas da gestão financeira podem ser terceirizadas?
Quando um negócio contrata um serviço de terceirização financeira, ela pode repassar diversos tipos de tarefas e funções da gestão financeira. Entre elas, destacamos as principais a seguir!
- Gestão de contas a pagar: a empresa contratada faz o acompanhamento constante das contas que devem ser pagas em seus respectivos prazos, evitando atrasos e dívidas.
- Gestão de contas a receber: a equipe analisa todos os valores decorrentes de contrato de prestação de serviços, venda de mercadorias, entre outros valores previstos para entrada na empresa.
- Planejamento financeiro orçamentário: a empresa terceirizada pode elaborar um plano estratégico para nortear as decisões do empreendedor conforme a disponibilidade de seus recursos.
- Emissão de notas fiscais: acontece o acompanhamento e elaboração de notas fiscais com a devida precisão nas informações sobre a comercialização.
- Conciliação bancária: especialistas analisam todos os recebimentos, depósitos e pagamentos, assegurando que não haja inconsistências.
- Avaliação do fluxo de caixa: análise minuciosa para ajudar a empresa a manter o seu controle financeiro de modo condizente com a realidade.
Vantagens do BPO Financeiro para pequenas empresas
Com a possibilidade de delegar uma série de tarefas financeiras e contábeis que demandam tempo e conhecimento técnico, o BPO financeiro para pequenas empresas pode ser muito vantajoso em um negócio.
Veja alguns dos motivos que levam os pequenos empreendedores a adotarem essa prática!
1- Redução de custos operacionais
As empresas não precisam manter uma equipe interna para lidar com tarefas contábeis e financeiras.
Só esse fator já é uma grande vantagem quando o assunto é redução de custos com contratação de pessoas.
O BPO financeiro proporciona acesso a especialistas em finanças que podem oferecer insights valiosos e ajudar a empresa a tomar decisões mais informadas. Tudo isso sem precisar investir em funcionários, equipamentos para escritórios ou papeladas.
Toda a operação de gestão financeira e contábil fica sob a responsabilidade da empresa contratada para o serviço.
2- Eficiência operacional
Outro benefício do BPO Financeiro para pequenas empresas é a melhoria da eficiência operacional, já que os processos financeiros são gerenciados por profissionais qualificados e dedicados.
Essas pessoas são especializadas em áreas financeiras e contábeis, obtendo toda a expertise necessária para cuidar das finanças da sua empresa.
3- Acessibilidade a tecnologias avançadas
Empresas modernizadas prestadoras de serviço de BPO Financeiro para pequenas empresas, como a Consultoria RR Soluções, detêm ferramentas tecnológicas para contabilidade e finanças.
Isso possibilita que as pequenas empresas tenham acesso a ferramentas e sistemas que talvez não pudessem adquirir internamente.
Essas ferramentas, por sua vez, ajudam a automatizar diversos processos, propondo mais agilidade e praticidade nas atividades do dia a dia.
4- Agilidade na obtenção de relatórios financeiros
Ao optar pelo BPO financeiro, as pequenas empresas também podem obter relatórios financeiros mais precisos e em tempo hábil. Com isso, é possível fornecer uma visão clara da saúde financeira do negócio.
5- Conformidade com as mudanças nas leis fiscais
Uma vez que os especialistas na terceirização financeira estão atualizados com as mudanças no cenário regulatório, a empresa pode ter mais segurança em garantir que suas questões financeiras e contábeis estejam em conformidade com as mudanças nas leis fiscais.
Com a terceirização, é possível reduzir erros no cálculo de impostos, evitar perder prazos de pagamentos de declarações, entre diversos outros trâmites legais.
Leia também: o que é bitributação e como a contabilidade pode ajudar a evitá-la
6- Custo-benefício
Visto todos os benefícios de contratar um BPO financeiro, fica evidente a oportunidade de se ter um bom custo-benefício para empresas de pequeno porte.
Especialmente considerando o serviço no longo prazo, a estimativa de economia prevenindo erros, além de gastos com contratações de funcionários, pode ser bastante vantajoso para a empresa BPO – economicamente falando.
Quando é o momento de terceirizar a gestão financeira da empresa?
A terceirização da gestão financeira de uma empresa pode ser benéfica em diversas situações, mas quando isso deve ocorrer?
Abaixo, confira algumas situações em que o BPO Financeiro para pequenas empresas será uma boa alternativa.
Quando há dificuldade de manter equipe
Uma situação que costuma ser uma ótima oportunidade para considerar o BPO é quando a empresa está enfrentando dificuldades para manter uma equipe interna especializada em finanças.
Contratar e reter profissionais qualificados pode ser desafiador, o que torna a terceirização uma opção atrativa.
Quando há crescimento acelerado
Outro cenário é quando a empresa está passando por um período de crescimento rápido. Para garantir que as demandas sejam atendidas de forma eficiente, sem sobrecarregar a equipe interna, o BPO Financeiro também se torna um caminho viável.
Quando há necessidade de redução de custos internos
Se a empresa está buscando reduzir custos operacionais e administrativos, terceirizar a gestão financeira pode ser uma alternativa viável.
A terceirização permite que a empresa pague apenas pelos serviços necessários, sem arcar com os custos fixos associados à manutenção de uma equipe interna.
Quando há desafios temporários
Caso o negócio precise passar por uma reestruturação, terceirizar a gestão financeira pode oferecer flexibilidade e suporte especializado durante esses períodos transitórios.
É válido ressaltar que a decisão de terceirizar a gestão financeira deve ser baseada nas necessidades específicas e no contexto da empresa.
Por essa razão, avalie cuidadosamente as expectativas em relação ao serviço terceirizado para tomar uma decisão estratégica.
Como o BPO Financeiro para pequenas empresas deve ser implantado?
Ao decidir pela implementação de um BPO financeiro, é essencial seguir um processo bem estruturado para garantir uma transição eficaz para o empreendimento.
Lembre-se que essa é uma estratégia crucial para garantir a eficiência e o sucesso financeiro a longo prazo.
Tendo isso em vista, considere o seguinte passo a passo antes de implementar o seu serviço de BPO Financeiro!
Passo 1 – Seleção de um parceiro
O primeiro passo a se tomar antes de implementar o BPO Financeiro é selecionar um parceiro, isto é, a empresa prestadora do serviço.
Sendo assim, é importante considerar a reputação da empresa a ser contratada bem como a sua experiência no setor, as tecnologias e as práticas utilizadas.
Não deixe também de observar fatores como a flexibilidade da equipe para atender às necessidades específicas da sua empresa.
A RR Soluções pode ser a sua parceira ideal. Fale com um especialista hoje mesmo!
Passo 2 – Monte um plano de transição
Uma vez selecionado o parceiro de BPO financeiro para pequenas empresas, é fundamental estabelecer um plano de transição detalhado.
Então, defina os papéis e responsabilidades, a integração de sistemas de informação e a definição de métricas de desempenho para avaliar a eficácia do BPO financeiro.
Passo 3 – Avaliação e Mapeamento da rotina financeira
É indicado fazer um mapeamento da rotina financeira do negócio e avaliar os seus principais gargalos na gestão financeira. Isso é determinante para entender claramente quais são as necessidades de gestão financeira e contábil do seu negócio.
Além do mais, essa etapa colabora para promover mais transparência ao desenvolver um plano coerente na terceirização.
Passo 4 – Conexão com ferramentas tecnológicas ao sistema bancário
Uma etapa imprescindível na implementação do BPO Financeiro para pequenas empresas é o uso de tecnologias para conectar o seu sistema bancário.
Ou seja, para que a empresa contratada possa acompanhar o fluxo de caixa do seu empreendimento, é necessário que ela tenha tecnologias (como softwares) para garantir que todo o fluxo financeiro seja apurado em tempo real e sem erros. Com isso, basta conectá-la ao seu sistema bancário.
Entenda como funciona um sistema de cobrança automatizado aqui!
Passo 5 – Coleta das informações financeiras
Tendo conhecimento sobre a rotina da sua empresa e fazer a conexão do seu sistema bancário às ferramentas tecnológicas para acompanhamento, a equipe do BPO Financeiro deverá coletar informações, como:
- contas a pagar e a receber;
- prazos relacionados a compromissos financeiros;
- fluxos de caixa;
- entre outros detalhes.
Assim, a equipe poderá acompanhar os processos financeiros da empresa corretamente. Então, pode ser iniciada a operação do BPO Financeiro, em que os especialistas começam a atuar intensamente para gerenciar todos os dados e informações no dia a dia.
Passo 6 – Reuniões periódicas
Após implantada a terceirização e dado o início da execução das tarefas da gestão financeira, é fundamental ter reuniões periódicas para avaliar os resultados obtidos.
Esse é o momento em que a empresa cliente pode tirar suas dúvidas, compartilhar sugestões e compreender os resultados.
Terceirize a gestão financeira da sua empresa com segurança!
A RR Soluções em Contabilidade e Finanças possui uma equipe qualificada e experiente em gestão financeira. Por esse motivo, é a escolha de centenas de empreendedores na hora de implantar o BPO Financeiro para pequenas empresas.
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