A certidão negativa de débitos, ou CND, é o documento que comprova a ausência de dívidas pendentes com o órgão emissor. Ela serve para participar de licitações, pedir financiamento, vender imóvel e dar segurança em negócios. Em geral, a certidão federal vale 180 dias. Além disso, não existe uma CND única, pois cada esfera emite a sua.
Neste guia, você entende o que é a CND e para que ela serve. Em seguida, vê os tipos, a validade e a diferença entre negativa e positiva com efeitos de negativa, com três exemplos práticos. Por fim, aprende a emitir e leva um plano em cinco passos.
O que é a certidão negativa de débitos (CND)
Primeiro, vale a definição. Segundo o Trivium Contábil, em texto de 10/06/2026, modificado em 24/10/2026, a CND atesta a regularidade fiscal de uma pessoa ou empresa. Ela comprova que não há débitos pendentes perante o órgão emissor em determinada data.
Segundo o Santander, em texto de 22/04/2026, a certidão atesta a ausência de dívidas tributárias, previdenciárias ou trabalhistas ligadas ao CNPJ. Se houver pendências, o sistema indica qual é a irregularidade. Portanto, a certidão funciona como um retrato da situação do contribuinte em um dia.
Mas aqui está o ponto central. Cada certidão cobre apenas os débitos do órgão que a emite. Segundo o Santander, a regularidade completa pode exigir mais de uma certidão. Por isso, a certidão negativa de débitos federal não vale como prova de regularidade estadual.
Para que serve a certidão negativa de débitos
Em resumo, a certidão serve para provar regularidade a terceiros. Segundo o Trivium, as principais situações são licitações e contratos públicos, financiamentos, transações imobiliárias e recuperação judicial. Já o Santander acrescenta a distribuição de lucros e dividendos, além de auditorias e due diligences.
Segundo o Jornal Contábil, em texto de 2022, atualizado em 31/03/2025, os bancos exigem a certidão conjunta de tributos federais e Dívida Ativa da União. O texto cita ainda a contratação de fornecedores e a compra e venda de imóveis.
Portanto, a certidão negativa de débitos é uma prova de confiança. Ela mostra a bancos, clientes e órgãos públicos que a empresa está em dia. Além disso, ela evita surpresas na hora de fechar um negócio.
Quem precisa da CND
Em princípio, qualquer pessoa ou empresa pode precisar da CND. Segundo o Santander, as empresas que mais usam são as que participam de licitações públicas e as que pedem empréstimos ou financiamentos. Também precisam as que distribuem lucros, vendem ou transferem imóveis e passam por auditorias.
Segundo o Trivium, qualquer pessoa pode consultar e emitir a certidão federal, informando CPF, CNPJ ou cadastro do imóvel rural, sem custo. Assim, o MEI e a pequena empresa também podem emitir. O texto do Trivium não trata do MEI de forma específica.
Por outro lado, ter a certidão não é obrigatório para tudo. Ela vira obrigação quando o terceiro a exige, como o banco ou o órgão da licitação. Por isso, vale emitir a CND antes de precisar dela.
Tipos de certidão negativa de débitos: federal, estadual, municipal, CNDT e FGTS
Primeiro, há cinco tipos principais. Segundo o Trivium, a federal é conjunta, da Receita Federal e da PGFN, e inclui as contribuições previdenciárias. Já a estadual vem da Secretaria da Fazenda do estado. Por sua vez, a municipal vem da prefeitura.
A trabalhista é a CNDT, da Justiça do Trabalho, criada pela Lei 12.440/2011, segundo o Trivium. Já a do FGTS é a CRF, emitida pela Caixa Econômica Federal. Segundo a Razonet, em texto de 29/05/2026, a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 unificou os tributos federais, o INSS e a dívida ativa da União.
Os tributos cobertos variam um pouco entre as fontes. Segundo o Trivium, a estadual cobre sobretudo o ICMS. Já o Santander diz que ela cobre ICMS e IPVA. Para a municipal, as duas fontes citam ISS e IPTU. Portanto, confirme a abrangência no portal do órgão.
Certidão negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa
Além disso, a certidão tem três resultados possíveis. Segundo a Razonet, a CND indica que não há débitos federais em aberto. A certidão positiva, a CP, indica débito sem suspensão, e a empresa está irregular.
O terceiro resultado é a positiva com efeitos de negativa, a CPEN. Segundo a Razonet, há débitos, mas com exigibilidade suspensa, por exemplo em um parcelamento em dia. Ela tem o mesmo valor da CND para a maioria das finalidades.
O Santander explica que a suspensão pode vir de um parcelamento em dia ou de uma contestação judicial com liminar favorável. Na prática, a CPEN produz o mesmo efeito da negativa. Portanto, quem parcelou uma dívida e paga em dia segue habilitado.
Exemplo prático 1: a empresa com parcelamento em dia na licitação
Imagine uma empresa que parcelou um débito federal e paga as parcelas em dia. Na hora de participar de uma licitação, ela emite a certidão e recebe uma CPEN, e não uma CND. Ela teme a inabilitação.
Segundo o Trivium, o Acórdão 117/2024 do Plenário do TCU considerou irregular a inabilitação de licitante que apresentou CPEN. Assim, a empresa mantém a participação e junta a certidão à proposta.
O exemplo é hipotético e usa o entendimento do TCU descrito pelo Trivium.
Validade da CND
Contudo, a validade depende da certidão. Segundo o Trivium e a Razonet, a federal vale 180 dias a partir da emissão. A Razonet acrescenta que mudanças na situação fiscal podem invalidar a certidão antes desse prazo. O Jornal Contábil, em 2022, fala em seis meses.
Segundo a Contabilidade Zen, em texto de 01/07/2026, a CNDT vale 180 dias e a CRF do FGTS vale 30 dias. A estadual vale de 90 a 180 dias, e a municipal, de 60 a 90 dias, conforme a regra de cada ente.
Há uma divergência sobre o FGTS. O Santander apresenta 180 dias como prazo geral das certidões. Já o Trivium e a Zen indicam 30 dias para a CRF. Portanto, confirme a validade no momento da emissão, pois os prazos podem mudar.
Exemplo prático 2: a certidão vencida na venda do imóvel
Imagine uma empresa que vai vender um imóvel e pediu a certidão federal há 200 dias. Como a validade é de 180 dias, a certidão venceu. O comprador não aceita o documento.
Então, ela emite uma certidão nova, que sai na hora se não houver pendência. Depois, salva o PDF com a data no nome do arquivo, como sugere a Razonet, para saber quando renovar.
O exemplo é hipotético e usa o prazo de 180 dias e a dica de organização descritos pelas fontes.
Como emitir a CND federal
Assim, a emissão não tem custo e ocorre online. Segundo a Razonet, o contribuinte tem dois caminhos. No site da Receita Federal, ele vai em “Certidão”, escolhe a certidão de tributos federais e dívida ativa e informa o CPF ou o CNPJ. Depois, marca o captcha, consulta e baixa o PDF.
O segundo caminho é o site da PGFN. Segundo a mesma fonte, o contribuinte acessa o regularize.pgfn.gov.br, vai em “Emitir Certidão” e informa o CPF ou o CNPJ. Os dois canais geram certidões com o mesmo conteúdo e o mesmo valor jurídico.
Segundo o Santander, o processo segue cinco etapas. Primeiro, identifique a certidão que a finalidade exige. Depois, acesse o portal do órgão, informe o CNPJ e aguarde a verificação. Por fim, baixe o PDF e lembre de renovar. Se não houver pendência, o sistema gera a certidão na hora, segundo o Trivium.
O que impede a emissão da CND e como resolver
Quando o sistema não libera a certidão, então, há uma pendência. Segundo a Razonet, débitos sem suspensão de exigibilidade e a perda de parcelamento aparecem como causas de irregularidade. Já o Trivium cita o débito pendente como a causa principal.
Para descobrir a pendência, consulte a situação fiscal no e-CAC. A Razonet também indica o serviço “Comprovar regularidade fiscal” no gov.br. Segundo ela, depois de regularizada a pendência, a certidão costuma sair em 2 a 5 dias.
O pagamento ou o parcelamento costuma regularizar o caso, segundo o Trivium. Contudo, as fontes consultadas não tratam de omissão de declarações nem de MEI com DAS atrasado como causas. Portanto, peça ao contador para conferir cada caso.
Exemplo prático 3: o débito pago que continua aparecendo
Imagine uma empresa que pagou um débito, mas o sistema ainda mostra a pendência e bloqueia a certidão. O Trivium trata esse caso como recusa indevida, que o contribuinte pode contestar nas vias administrativa e judicial.
Então, a empresa junta o comprovante de pagamento e consulta o e-CAC. Em seguida, pede a correção ao órgão. Se o sistema atualizar, a certidão sai em poucos dias.
O exemplo é hipotético e usa a recusa indevida descrita pelo Trivium e o prazo de 2 a 5 dias descrito pela Razonet.
CND e licitações: a regra da Lei 14.133/2021
Nas licitações, a certidão faz parte da habilitação. Segundo o Trivium, o artigo 68 da Lei 14.133/2021 trata da habilitação em licitações. Portanto, a empresa que quer contratar com o governo precisa manter as certidões em dia.
O mesmo texto cita o Acórdão 117/2024 do TCU, que considerou irregular a inabilitação de quem apresentou CPEN. Assim, a CPEN tem o mesmo valor da CND nesses casos. Contudo, confirme o edital de cada licitação, pois cada um pode exigir certidões diferentes.
Em licitações, o prazo importa muito. Uma certidão vencida na data da sessão pode tirar a empresa do certame. Por isso, o controle das validades entra na rotina de quem vende ao setor público.
Certidão negativa de débitos no financiamento e na venda de imóveis
Primeiro, o banco olha a regularidade antes de emprestar. Segundo o Jornal Contábil, as instituições financeiras exigem a certidão conjunta de tributos federais e Dívida Ativa da União. Já o Trivium inclui o financiamento entre os usos principais da CND.
Na venda de imóveis, a certidão também pesa. Segundo o Jornal Contábil, o comprador pode pedir a comprovação de bens. Já o Santander cita a venda ou a transferência de imóveis da empresa entre os casos em que a CND é necessária.
Portanto, quem planeja crédito ou venda deve emitir as certidões com antecedência. Se houver pendência, resolver leva dias. Assim, o negócio não para à espera do documento.
O que os números mostram sobre a certidão negativa de débitos
Por fim, os prazos resumem a rotina. A federal e a CNDT valem 180 dias, segundo Trivium e Zen. Já a CRF do FGTS vale 30 dias. Além disso, a estadual vale de 90 a 180 dias, e a municipal, de 60 a 90 dias, segundo a Zen.
Além disso, o ritmo de abertura de empresas amplia a demanda. Segundo a Fenacon, em notícia de 10/12/2025, o país abriu 4,6 milhões de pequenos negócios entre janeiro e novembro de 2025. Cada um deles pode precisar de certidões ao crescer.
Esses números mostram por que a rotina importa. Com cinco tipos de certidão e prazos de 30 a 180 dias, esquecer uma data é fácil. Por isso, uma planilha de vencimentos ajuda muito.
Erros comuns com a certidão negativa de débitos
Infelizmente, alguns erros se repetem. O primeiro é achar que uma certidão cobre todos os órgãos. Como cada uma cobre só o seu emissor, a federal não prova regularidade estadual ou municipal.
Outro erro é deixar a certidão vencer. A Razonet lembra que mudanças fiscais podem invalidar a certidão antes do prazo. Também é comum confundir a CPEN com a CP. A primeira vale como negativa, e a segunda indica irregularidade.
Por fim, há o erro de esperar a exigência para emitir. Quando o banco ou o edital pede, o prazo já ficou curto. Portanto, a emissão antecipada evita atraso e perda de negócio.
A visão de Renato de Paiva Ramos sobre a certidão negativa de débitos
Segundo a orientação de Renato de Paiva Ramos, fundador do RR HUB, a regularidade fiscal precisa ser rotina, e não urgência. Em paráfrase, a ideia é que o empresário consulte a situação fiscal todo mês. Ele faz isso antes de alguém pedir a certidão.
Na prática, o RR HUB atende mais de 800 CNPJs por meio da RR Soluções Contabilidade, da Facilyta Food Contábil e da R2 Saúde Contábil. A orientação vale para o MEI, para a pequena empresa e para o profissional de saúde. O contador acompanha os vencimentos e as pendências.
Assim, a empresa tem a certidão pronta quando o negócio aparece.
Plano em cinco passos para manter a certidão negativa de débitos em dia
Assim, use este roteiro todo trimestre. Primeiro, ele organiza a rotina. Depois, ele evita surpresa.
O primeiro passo é listar as certidões que a empresa usa, como a federal, a estadual, a municipal, a CNDT e a CRF. O segundo é anotar a validade de cada uma em uma planilha. No terceiro passo, consulte a situação fiscal no e-CAC e resolva as pendências.
Já o quarto passo é emitir a certidão antes do vencimento e salvar o PDF com a data no nome. Por fim, em caso de débito parcelado, pague as parcelas em dia, pois a CPEN depende disso.
Perguntas frequentes sobre a certidão negativa de débitos
O que é a certidão negativa de débitos?
É o documento que comprova que não há débitos pendentes perante o órgão emissor, segundo o Trivium.
Para que serve a CND?
Serve para licitações, financiamentos, transações imobiliárias e recuperação judicial, entre outras situações, segundo o Trivium e o Santander.
Qual é a validade da CND federal?
É de 180 dias a partir da emissão, segundo Trivium e Razonet. Mudanças fiscais podem invalidar antes.
Como emitir a CND?
Online e de graça, no site da Receita Federal ou da PGFN, informando CPF ou CNPJ, segundo a Razonet.
Qual é a diferença entre CND e CPEN?
A CND indica que não há débitos. A CPEN indica débitos com exigibilidade suspensa e vale como negativa, segundo a Razonet.
Quais são os tipos de certidão?
Federal, estadual, municipal, CNDT e CRF do FGTS, segundo Trivium e Santander.
Por que não consigo emitir a CND?
Há pendência, como débito sem suspensão ou perda de parcelamento. Consulte o e-CAC, segundo a Razonet.
Qual é a validade da certidão do FGTS?
Em regra, 30 dias, segundo Trivium e Zen. O Santander cita 180 dias como prazo geral das certidões.
Quer manter a certidão negativa de débitos sempre em dia?
Em geral, a empresa descobre a pendência quando o banco ou o edital pede a certidão. Por isso, o acompanhamento deve vir antes. Assim, a regularidade fiscal deixa de ser susto e vira rotina.
Na prática, a RR Soluções Contabilidade atende MEIs e pequenas empresas e acompanha as mudanças fiscais. Assim, ajudamos você a consultar a situação fiscal, a resolver pendências e a controlar os vencimentos. Além disso, veja o nosso guia da Reforma Tributária em 2026.
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