A certidão negativa federal comprova que a empresa ou a pessoa está em dia com a Receita Federal e com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Por isso, bancos, órgãos públicos e grandes clientes pedem o documento com frequência. Além disso, a emissão é online e gratuita, mas só sai quando não há pendências.
Neste guia, você entende o que é a certidão, quais são os tipos e como emitir passo a passo. Também vê por que ela deixa de sair, como regularizar e quanto tempo vale. Por fim, há três exemplos práticos e um plano em cinco passos.
Certidão negativa federal: o que é e para que serve
Primeiro, a certidão negativa federal, chamada de CND, é a prova de regularidade fiscal na esfera federal. Segundo a Razonet, em texto de 29 de maio de 2026, uma única certidão cobre três frentes. São elas os tributos federais, as contribuições previdenciárias e a dívida ativa da União. Isso vale desde a Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014.
Segundo a mesma fonte, a base legal são os artigos 205 a 208 do Código Tributário Nacional. Assim, a antiga certidão do INSS deixou de existir como documento separado, segundo a Contajá. Hoje, o órgão emite um só documento para as duas frentes.
O tema atinge um universo grande. Segundo o Mapa de Empresas, divulgado pela Fenacon em 10 de outubro de 2025, havia 24,2 milhões de empresas ativas no país. Portanto, muitos negócios precisarão da certidão em algum momento.
Tipos de certidão negativa federal: CND, CPEN e positiva
Nem toda certidão é negativa. Segundo a Razonet, a CND é emitida quando não há nenhum débito federal em aberto. Já a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa, a CPEN, sai quando há débitos com exigibilidade suspensa ou garantida. A base são os artigos 206 e 151 do CTN.
Por sua vez, a certidão positiva sai quando há débito sem suspensão. Segundo a Razonet, na prática ela não é aceita para fins comerciais. Portanto, o objetivo da empresa é obter a negativa ou a positiva com efeitos de negativa.
Segundo a Simplifique, em texto de 22 de outubro de 2026, a CPEN tem o mesmo efeito da negativa. Ela comprova regularidade. Dessa forma, a empresa com parcelamento em dia consegue participar de licitações e pedir crédito.
Quando a certidão negativa federal é exigida
A exigência aparece em várias situações. Segundo a Simplifique, as licitações pedem a prova de regularidade perante a Fazenda federal, conforme o artigo 68 da Lei 14.133/2021. Além disso, bancos públicos e linhas com recursos federais costumam pedir a certidão.
A fonte cita ainda a venda de imóveis, em que o comprador ou o cartório podem pedir a prova. Também aparecem as fusões, as incorporações, a entrada de sócios e o cadastro de fornecedores em grandes empresas. Portanto, vale ter a certidão atualizada antes de uma negociação importante.
Segundo a Contajá, na baixa da empresa a certidão não é exigida, mas a dívida passa aos sócios. Por isso, encerrar o CNPJ não elimina o problema fiscal.
Exemplo prático 1. Por exemplo, uma empresa de serviços quer participar de uma licitação e precisa apresentar a prova de regularidade fiscal federal. Ela tenta emitir a certidão negativa federal uma semana antes do prazo. Nesse caso, o sistema acusa uma pendência. Assim, a empresa perde tempo para regularizar e arrisca ficar fora da disputa. O exemplo é hipotético e ilustra por que emitir com antecedência é mais seguro.
Como emitir a certidão negativa federal: passo a passo
O caminho é online. Segundo a Razonet, o usuário acessa gov.br/receitafederal e vai em Certidão. Depois, seleciona a certidão conjunta, informa o CPF ou o CNPJ, resolve o captcha e baixa o PDF. A Contajá indica o Portal de Serviços da Receita Federal e descreve fluxo parecido.
Segundo a Simplifique, o passo a passo tem cinco etapas. Primeiro, acessa-se o serviço de certidão no portal gov.br. Em seguida, escolhe-se pessoa jurídica ou física. Depois, informa-se o número e confirma-se a verificação de segurança. Então, clica-se em emitir. Por fim, anota-se a data para controlar a validade.
Se a empresa tiver dívida inscrita, o caminho muda. Segundo a Razonet, também é possível emitir a certidão pelo site da PGFN, em regularize.pgfn.gov.br, na opção Emitir Certidão. Assim, a empresa trata a dívida ativa no mesmo ambiente.
Segundo a Contajá, o PDF traz um código de controle, que serve para conferir a autenticidade. Além disso, com o CNPJ da matriz, a certidão cobre as filiais. Portanto, a empresa com várias unidades emite um único documento.
Preciso de login para emitir a certidão negativa federal?
Esse ponto tem divergência. Segundo a Contajá, o serviço não exige login. Já a Razonet afirma que pode ser necessário o gov.br prata ou ouro, ou o certificado digital. Isso vale para o CNPJ com débito que precise ser detalhado.
Por isso, a resposta prática é que a emissão simples costuma dispensar o login, mas o diagnóstico exige. Segundo a Simplifique, o Relatório de Situação Fiscal no e-CAC exige conta gov.br prata ou ouro, ou certificado digital. Assim, quem espera ter pendências deve preparar o acesso antes.
A certidão negativa federal é gratuita?
Sim. Segundo a Contajá, a Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, no artigo 2º, garante o direito à certidão independentemente do pagamento de taxa. A Simplifique também afirma que a emissão no portal gov.br é sem custo.
Contudo, a empresa pode ter custos indiretos. Segundo a Contajá, as multas por declarações atrasadas e os débitos em aberto geram despesa. Além disso, em alguns entes, certidões que exigem análise manual podem ter taxas. Isso vale para certidões estaduais e municipais, e não para a federal.
Validade da certidão negativa federal: 180 dias
A validade é de 180 dias. Segundo a Razonet, o prazo conta a partir da emissão, conforme o artigo 10 da Portaria 1.751/2014. A Simplifique e a Contajá confirmam o prazo de 180 dias. A Contajá lembra que, antes de 2014, o prazo era de 60 dias.
Contudo, a certidão pode perder a validade antes. Segundo a Razonet, mudanças na situação fiscal, como a entrada de um débito ou a perda de um parcelamento, podem invalidá-la. Portanto, quem usa a certidão em uma negociação deve conferir a situação perto da data.
Uma boa prática é anotar a data de emissão e programar um lembrete. Segundo a Simplifique, anotar a data ajuda a controlar a validade. Dessa forma, a empresa renova a certidão antes que ela vença.
Por que a certidão negativa federal não sai
Quando o sistema não libera, há uma pendência. Segundo a Razonet, o caminho é consultar o e-CAC e usar o serviço Comprovar Regularidade Fiscal no gov.br. Em seguida, identifica-se o que trava a emissão.
Segundo a Simplifique, as pendências mais comuns são as declarações não entregues. A fonte cita DCTFWeb, EFD-Reinf, DEFIS e DASN-SIMEI. Também aparecem guias em aberto ou pagas a menor e a divergência entre o declarado e o pago.
Segundo a mesma fonte, completam a lista o parcelamento em atraso e o débito inscrito em dívida ativa. Para este último, a regularização é no portal Regularize, da PGFN. Já a Contajá cita a DCTFWeb como a causa mais lembrada e o CNPJ inapto como problema cadastral.
A Contajá aponta ainda um relatório no mesmo portal, chamado Minhas Dívidas e Pendências, que mostra o que trava a emissão. Como cada fonte cita um caminho de diagnóstico, o mais seguro é conferir o e-CAC e o portal juntos.
Exemplo prático 2. Por exemplo, uma empresa do Simples não consegue emitir a certidão e descobre uma declaração anual pendente. Nesse caso, entrega a declaração em atraso e paga a multa devida. Depois, tenta emitir de novo. Assim, resolve a causa e não só o sintoma. O exemplo é hipotético e usa uma das pendências citadas pela fonte.
Como regularizar e liberar a certidão negativa federal
A regularização acontece na origem. Segundo a Contajá, o empresário entrega a declaração, paga ou parcela o débito e regulariza o cadastro. Depois, a liberação costuma levar de 2 a 5 dias corridos, ou até 10 dias quando é preciso comprovar por processo digital.
A Razonet também fala em 2 a 5 dias, e diz que a certidão costuma sair automaticamente. Já a Simplifique cita o parágrafo único do artigo 205 do CTN. Segundo ela, quando a emissão não é automática, a certidão deve ser fornecida em até 10 dias do requerimento.
Segundo a Contajá, o parcelamento em dia não gera certidão negativa, e sim a CPEN. Mesmo assim, a CPEN tem os mesmos efeitos para licitação e financiamento. Portanto, parcelar pode resolver a necessidade imediata.
Exemplo prático 3. Por exemplo, uma empresa tem uma dívida de impostos e precisa de crédito bancário. Ela parcela o débito e mantém as parcelas em dia. Depois, emite a certidão e recebe a CPEN. Nesse caso, o banco aceita o documento como comprovação de regularidade. Assim, a empresa consegue o crédito sem quitar tudo à vista. O exemplo é hipotético e usa a regra descrita pelas fontes.
Certidão negativa federal para MEI e pessoa física
A certidão não é só de empresa grande. Segundo a Simplifique e a Contajá, o serviço permite escolher pessoa jurídica, com o CNPJ, ou pessoa física, com o CPF. Assim, o profissional autônomo também consegue emitir o documento para financiamentos e contratos.
Para o MEI, a regra é a mesma do CNPJ. A pergunta sobre a necessidade da certidão aparece na FAQ da Razonet, mas sem resposta no texto lido. Contudo, a Simplifique cita a DASN-SIMEI entre as declarações que travam a emissão. Portanto, o MEI também precisa estar em dia com a declaração anual e com o DAS.
Na prática, o MEI costuma precisar da certidão para vender a órgãos públicos, pedir crédito ou fechar contratos maiores. Nesses casos, vale emitir o documento com antecedência. Além disso, o microempreendedor deve manter a guia mensal e a declaração anual em dia, para a emissão sair sem surpresas.
Outras certidões: estadual, municipal, trabalhista e FGTS
A certidão federal cobre só tributos federais. Segundo a Razonet, o texto cita também a certidão estadual, a municipal, a CRF do FGTS e a CNDT. Portanto, quem participa de licitação precisa de mais de um documento.
Segundo a Contajá, a CNDT, a certidão trabalhista, vale 180 dias e é gratuita. Já a CRF do FGTS vale 30 dias e sai sem custo no site da Caixa. As certidões estadual e municipal variam: o prazo deve ser lido na própria certidão.
Segundo a Contajá, a Lei 14.133/2021, no artigo 68, pede regularidade fiscal federal, estadual e municipal, com o FGTS e com a Justiça do Trabalho. Por isso, o empresário deve montar um conjunto de certidões antes de uma licitação.
A visão de Renato de Paiva Ramos sobre a regularidade fiscal
Segundo Renato de Paiva Ramos, fundador da RR HUB, muitos empresários só pensam na certidão quando surge um negócio que a exige. Por isso, em sua leitura, a pressa e a pendência chegam juntas.
Além disso, ele afirma que a certidão é o retrato da disciplina da empresa. Assim, para ele, quem entrega as declarações em dia e paga as guias no prazo emite o documento em minutos.
Por fim, Renato de Paiva Ramos recomenda consultar a situação fiscal todo mês. Nesse caso, para ele, a empresa descobre a pendência cedo e evita perder oportunidades por causa de um detalhe.
Erros comuns na hora de emitir a certidão negativa federal
O primeiro erro é deixar para emitir na véspera. Como a liberação pode levar alguns dias, a pressa custa caro. O segundo é confundir a certidão federal com as demais, que têm órgãos e prazos próprios.
Também é comum ignorar as declarações acessórias. Muitos empresários pagam as guias, mas esquecem a entrega de declarações como a DCTFWeb. Já outro erro frequente é achar que a certidão vale para sempre, quando o prazo é de 180 dias.
Por fim, há quem use uma certidão antiga em uma negociação nova. Como a situação fiscal pode mudar, vale emitir uma certidão atual. Dessa forma, evita-se a recusa do documento pelo banco ou pelo órgão.
Como manter a certidão negativa federal em dia
A rotina de prevenção é simples. Primeiro, a empresa define um calendário para entregar as declarações. Depois, paga as guias no vencimento. Em seguida, consulta a situação fiscal uma vez por mês.
Segundo a Simplifique, o Relatório de Situação Fiscal no e-CAC ajuda a antecipar problemas. Assim, a empresa corrige a pendência antes de precisar da certidão. Além disso, o contador monitora o CNPJ e avisa sobre qualquer alteração.
Dessa forma, a certidão negativa federal deixa de ser uma emergência. O documento sai em minutos, e a empresa participa de licitações, pede crédito e fecha contratos sem sustos.
Plano em cinco passos para emitir a certidão negativa federal
Primeiro, consulte a situação fiscal no e-CAC e veja se há pendências. Em seguida, regularize o que estiver em aberto, entregando declarações ou parcelando débitos. Depois, emita a certidão no portal gov.br.
Também anote a data de emissão e programe um lembrete para antes dos 180 dias. Por fim, peça ao contador que acompanhe o CNPJ todo mês. Dessa forma, a regularidade fiscal vira rotina.
Perguntas frequentes sobre a certidão negativa federal
O que é a certidão negativa federal?
É o documento que comprova a regularidade perante a Receita Federal e a PGFN. Segundo a Razonet, uma única certidão cobre tributos federais, contribuições e dívida ativa.
Qual a validade da CND federal?
São 180 dias a partir da emissão, segundo a Razonet, a Simplifique e a Contajá.
Como emitir a certidão negativa federal?
Pelo portal gov.br ou pelo site da Receita Federal, informando o CPF ou o CNPJ. Segundo a Simplifique, o PDF sai na hora quando não há pendências.
A emissão tem custo?
Não. Segundo a Contajá, a Portaria 1.751/2014 garante a certidão sem taxa.
O que fazer se a certidão não sair?
Consulte o e-CAC e regularize a pendência. Segundo a Contajá, a liberação costuma levar de 2 a 5 dias após a regularização.
Quem tem parcelamento consegue a certidão?
Sim, a CPEN, desde que as parcelas estejam em dia. Segundo a Simplifique, ela tem o mesmo efeito da negativa.
A certidão federal basta para licitação?
Não. Segundo a Contajá, a Lei 14.133/2021 pede também regularidade estadual, municipal, com o FGTS e trabalhista.
Sua empresa está pronta para emitir a certidão negativa federal?
Em geral, quem toca uma empresa vive o ritmo das vendas e deixa as declarações para depois. Por isso, a pendência só aparece quando surge uma oportunidade que exige a certidão. Assim, um acompanhamento simples do CNPJ evita esse problema.
Na prática, a RR Soluções Contabilidade atende empresas de vários segmentos e acompanha a Reforma Tributária. Assim, ajudamos você a conferir a situação fiscal, regularizar pendências e emitir a certidão com tranquilidade. Além disso, veja o nosso guia da Reforma Tributária em 2026.
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