Otimizar o tempo e os recursos disponíveis vem se tornando uma verdadeira necessidade para as empresas de todos os segmentos e portes. Assim, nesse cenário, o mapeamento de processos age como uma poderosa ferramenta estratégica, indo além de apenas identificar tarefas e fluxos de trabalho.
O mapeamento tem a capacidade de transformar a maneira com que a equipe atua, aumentando a produtividade, reduzindo falhas e promovendo uma cultura com mais melhorias.
Para auxiliar no entendimento desse processo, separamos um conteúdo completo, no qual será possível entender o que é um mapeamento de processos, quais as etapas na hora de implementá-lo e muito mais. Tenha uma excelente leitura e utilize essa metodologia para elevar ainda mais os resultados da sua equipe.
Mapeamento de processo
De uma forma bem simples, o mapeamento de processos é definido como uma técnica muito utilizada para representar, por meio de gráficos ou descrever com detalhes, todas as etapas que envolvem um fluxo de trabalho.
Ele mostra como as atividades são realizadas, os recursos utilizados, seus responsáveis, pontos de decisão e os resultados esperados.
Essa amostragem pode ser de diversas maneiras, ou seja: fluxogramas, diagramas de blocos, Business Process Model and Notation (BPMN), Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC) e muito mais.
O foco principal do mapeamento de processos é visualizar e compreender como os processos estão acontecendo dentro das empresas, identificando possíveis gargalos, retrabalho, desperdícios, e, assim, propor melhorias.
Entenda por que o mapeamento de processos aumenta a produtividade
Mapear os processos é fundamental para quem quer fazer mais com menos. Isso porque a produtividade é a relação entre os resultados produzidos e os recursos que foram utilizados.
Erros comuns, como falta de processos e atividades claras e um treinamento ineficaz, podem ser os responsáveis em levar uma empresa à falência, mas soluções práticas como o mapeamento de processos, pode identificar as etapas prejudiciais em uma operação, documentá-las e assim evitar gargalos mais perigosos.
Identificar onde ocorrem os desperdícios e falhas de comunicação faz com que a organização consiga corrigir os pontos e tornar os fluxos cada vez mais eficientes.
A seguir, confira os principais motivos que fazem com que o mapeamento de processos contribuia para o aumento da produtividade:
- Clareza nas atividades: a partir do momento que as tarefas estão bem definidas, os colaboradores conseguem saber exatamente o que fazer, como fazer e qual o seu papel dentro do processo, reduzindo assim dúvidas e retrabalhos.
- Eliminação de gargalos: o mapeamento permite uma visualização de possíveis acúmulos de tarefas, lentidão ou dependência excessiva de áreas específicas. Com isso, pode-se redistribuir as tarefas, ajustando os prazos e manter os fluxos contínuos.
- Padronização: quando bem mapeados e documentados, os processos podem ser replicados, ou seja, qualquer pessoa pode seguir como base o padrão de execução, o que evita avaliações de qualidade, melhorando toda a previsibilidade dos resultados.
- Melhorias contínuas: devido ao mapeamento, a empresa consegue ter uma base firme na hora de implementar práticas de melhoria contínua. Por meio de indicadores, fica mais fácil revisar os processos e adaptá-los às necessidades.
- Integração das áreas: muitos problemas acabam acontecendo na transição entre os departamentos. Nesse caso, o mapeamento auxilia na integração de diferentes setores, promovendo mais alinhamento e comunicação.
Saiba quais são os tipos de mapeamentos de processos
Uma coisa é certa, existem muitas maneiras de mapear os processos, e uma escolha assertiva depende apenas da complexidade e do objetivo de cada projeto. Portanto, os principais tipos são:
Mapeamento de alto nível – macroprocesso
Possui o foco em apresentar uma visão geral de processos principais de uma empresa, sendo ideal na hora de compreender como os grandes fluxos se relacionam. Como, por exemplo, os processos de vendas, processos de produção e de atendimento ao cliente.
Mapeamento detalhado – microprocesso
Conta com um detalhamento das etapas, subprocessos e atividades. É essencial para a identificação de gargalos e inclusão de melhorias específicas, como nas etapas de prospecção de clientes do setor comercial.
Mapeamento AS IS
É uma forma de mostrar como o processo funciona atualmente, incluindo todos os seus problemas, desvios e ineficiências — é um verdadeiro ponto inicial para as mudanças.
Mapeamento TO BE
Aponta como o processo precisa funcionar futuramente após a aplicação das melhorias, auxiliando, dessa forma, na hora de definir metas e alinhar as expectativas dos colaboradores.
Conheça os desafios, cuidados e quais os indicados para medir o sucesso do mapeamento de processos
Mesmo repleto de benefícios, o mapeamento de processos demanda atenção para alguns pontos críticos, destacando-se os seguintes:
- Resistência da equipe: as mudanças podem gerar insegurança, sendo fundamental comunicar a equipe de forma clara com relação aos objetivos, envolvê-los no processo e mostrar que as mudanças serão benéficas para todos.
- Muitos detalhes: agir de forma intensa pode fazer com que o processo de mapeamento se torne cansativo e até ineficiente, então, procure equilibrar os detalhes de forma prática.
- Falta de continuidade: realizar o mapeamento uma única vez e esquecer dos materiais é um grande erro. Indica-se a criação de uma cultura para revisão periódica dos processos.
- Não considerar o usuário final: entenda que o mapeamento precisa considerar a experiência do cliente, seja ele interno ou externo. Assim, quando os processos são otimizados para a equipe, porém burocráticos para o cliente, o fracasso pode surgir.
Portanto, de nada adianta mapear os processos, atentar-se aos desafios e não analisar se obteve um ganho de produtividade. A análise constante dos dados visa garantir que os ajustes serão eficazes e irão gerar melhorias.
Alguns indicadores considerados úteis contam com:
- tempo médio de execução dos processos;
- número de retrabalhos;
- taxa de erros;
- níveis de satisfação da equipe;
- índice de cumprimento de prazo;
- custos por atividades ou processos.
Vamos implementar o mapeamento de processo na sua empresa?
Agora que já compreendemos o que é, seus tipos e a importância do mapeamento de processos, é hora de colocá-lo em prática. Acompanhe o passo a passo!
1- Defina os objetivos
É necessário ter clareza sobre o que deseja alcançar, o que pode incluir benefícios comuns – redução de custos, aumento da produtividade, menos tempo de execução, melhor qualidade do produto e/ou serviço e integração dos setores.
2- Escolha o processo que será mapeado
Sempre priorize os processos que causem um impacto direto na performance da equipe, ou ainda que apresentem problemas frequentes. É indicado começar por algo específico, ajudando a criar um aprendizado e conquistar a confiança da equipe.
3- Separe as informações
Busque sempre conversar com seus colaboradores envolvidos no processo a fim de tentar entender o real fluxo de trabalho. É possível, ainda, apostar em questionários, observação direta e análise de documentos.
Lembre-se que o importante é não se limitar à teoria, afinal, muitas vezes o que está nos manuais não corresponde à prática diária das atividades.
4- Prepare um fluxograma
Sempre utilize ferramentas visuais na hora de representar os processos. Caneta e papel já são suficientes. Inclua as etapas do processo, quem são os responsáveis, as entradas e saídas, prazos e pontos de decisão.
5- Analise todo o processo
Ter um fluxo das tarefas é fundamental para identificar as ações redundantes — aquelas atividades que não geram valor, pontos de espera, falhas na comunicação e as oportunidades para automatização.
6- Sugira melhorias
Envolva os colaboradores na construção das mudanças, garantindo mais adesão às propostas, sempre considerando o uso de tecnologia, treinamento da equipe e a reorganização das funções.
7- Acompanhe o processo após implementação
Assim que o novo processo for validado, é necessário implementar as mudanças, sempre com base em um plano de ação. Não se esqueça de acompanhar os resultados com base em indicadores e feedbacks de todos os envolvidos.
Automação e mapeamento de processos
Um dos principais pontos do mapeamento de processos é justamente a automação das tarefas operacionais. Assim, ao compreender o fluxo e identificar o que pode ou não ser automatizado, a organização consegue fazer com que os colaboradores realizem atividades mais estratégicas.
As plataformas de Robotic Process Automation (RPA) e Business Process Management System (BPMS) conseguem ser integradas aos processos na hora de realizar tarefas de forma mais ágil e precisa, como:
- emissão de relatórios;
- envio de e-mails automático;
- geração de propostas;
- integração de dados entre os sistemas.
Ademais, o mapeamento de processos é uma ferramenta poderosa e muito utilizada para aumentar a produtividade das equipes, melhorar a comunicação interna e promover eficiência operacional.
Portanto, empresas que investem nessa prática conseguem, além de solucionar problemas pontuais, construir uma cultura de melhoria contínua junto à inovação.
Então, comece o mapeamento de processos agora mesmo. Conte com profissionais qualificados, inclua sua equipe, documente os processos, sugira melhorias e acompanhe os resultados. Assim, você terá resultados visíveis de motivação e qualidade daquilo que a sua marca entrega.
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