Com o avanço da tecnologia, muitos mercados passaram a se adaptar à transformação digital, e com a contabilidade não é diferente. Nesse meio, surgem a contabilidade online e a contabilidade digital, assim como a dúvida a respeito da diferença desses dois conceitos.
Embora tragam abordagens bastante semelhantes, os conceitos de contabilidade online e contabilidade digital possuem particularidades significativas. Fato é que ambos os modelos ajudam a impulsionar a produtividade e eficiência no fornecimento de serviços.
Tendo isso em vista, a RR Soluções preparou este guia para ajudar você a entender como funciona cada modelo e, assim, ajudá-lo a contratar o melhor para o seu negócio. Acompanhe!
A contabilidade e a transformação digital
A transformação digital já é uma realidade dentro do setor contábil. Já existem diversos mecanismos e ferramentas tecnológicas que facilitam a rotina não apenas do profissional contábil, como também do cliente que precisa do serviço de contabilidade.
Entretanto, antes de se aprofundar na relação da transformação digital com a contabilidade, é importante relembrar como funciona a contabilidade tradicional.
Nesse caso, a principal característica da contabilidade tradicional é que o escritório de contabilidade é presencial. Para isso, as informações contábeis e todos os dados do cliente são armazenados de forma impressa.
A contabilidade tradicional opera por meio de processos manuais e registros em papel, seguindo princípios contábeis estabelecidos.
Com isso, depois da transformação digital revolucionando a contabilidade, começamos a ver a introdução da automação.
Essa transição traz softwares de contabilidade, inteligência artificial e machine learning que estão permitindo que os contadores automatizem tarefas repetitivas, reduzam erros e melhorem a eficiência geral.
Logo, a tecnologia impacta diretamente na área contábil, propondo mudanças para a desburocratização na prestação dos serviços por contadores.
Afinal, como funciona a Contabilidade Online?
A contabilidade online funciona com a realização de todos os serviços contábeis de forma virtual. Isso, por sua vez, elimina a necessidade de o cliente se deslocar até um escritório físico.
Sendo assim, a automação desempenha um papel fundamental na contabilidade online, o que possibilita a integração de transações financeiras, conciliação bancária automatizada e geração de relatórios em tempo real.
Além disso, a comunicação direta entre contadores e clientes é facilitada por meio de mensagens instantâneas e videoconferências, possibilitando um acompanhamento em tempo real das finanças empresariais.
Desse modo, pode-se dizer que a contabilidade online funciona com uma abordagem paralela entre o modelo tradicional e o digital.
Características da contabilidade online
Entre as características da contabilidade online, pode-se destacar:
- agilidade para consultas;
- comunicação facilitada;
- maior rapidez nos processos;
- redução de custos em comparação ao modelo tradicional;
- informações e dados sendo armazenados em nuvem.
E como funciona a Contabilidade Digital?
No caso da contabilidade digital, ela envolve o armazenamento dos documentos contábeis em nuvem, em sistemas que contam com medidas antifraude e backups diários.
Esse modelo oferece maior segurança e acessibilidade aos dados financeiros das empresas, permitindo uma gestão mais eficiente e transparente.
A contabilidade digital também viabiliza análises avançadas, previsões financeiras e insights estratégicos para auxiliar as empresas no processo de tomada de decisão.
Afinal, esse modelo adota a utilização de softwares especializados na área contábil – o que não necessariamente acontece na contabilidade online.
Portanto, a contabilidade digital proporciona a prestação de serviços contábeis totalmente digitalizados por meio de plataformas próprias.
Características da contabilidade digital
Quanto às características da contabilidade digital, é possível dizer que ela possui todas as características que mencionamos no modelo anterior, com adição das seguintes:
- possui sistemas automatizados que coletam, processam e armazenam dados;
- faz a digitalização de documentos;
- faz integrações com sistemas;
- utiliza software de contabilidade especializado.
Ferramentas tecnológicas utilizadas na Contabilidade Online e Digital
Tanto na contabilidade online quanto na contabilidade digital, é necessário utilizar diferentes ferramentas tecnológicas para viabilizar a prestação do serviço. No entanto, isso não quer dizer que elas sejam as mesmas em ambos os casos.
Ferramentas para a contabilidade online
Geralmente, a contabilidade envolve realizar reuniões online, armazenar documentos digitalmente, além de compartilhar essas informações remotamente.
Para isso, faz-se necessário o uso de:
- softwares de armazenamento em nuvem para documentação e transferência de arquivos;
- ferramenta de assinatura de documentos online;
- ferramentas de reunião remota.
Ferramentas para a contabilidade digital
No caso da contabilidade digital, as ferramentas utilizadas são mais específicas. É indispensável, por exemplo, que a empresa cliente tenha um sistema ERP para fazer integração com o software do sistema de contabilidade, tendo em vista que o ERP funciona como um sistema de gestão em nuvem.
Além disso, outras ferramentas importantes na contabilidade digital são os softwares de gestão de projetos e sistemas de cobrança digital. Elas deverão ser utilizadas no dia a dia para realizar as tarefas gerenciais, entre outras questões contábeis rotineiras.
Porém, independentemente da ferramenta utilizada, nada disso é suficiente se não houver uma gestão eficaz de processos.
Contabilidade Online x Contabilidade Digital: diferença
A maior diferença entre contabilidade online e digital está na abordagem e no alcance das soluções oferecidas.
No primeiro caso, a contabilidade online refere-se principalmente à disponibilidade de serviços contábeis por meio da internet.
Esse formato permite que os clientes acessem informações, enviem documentos e se comuniquem com os contadores a distância.
Enquanto isso, a contabilidade digital vai além da simples disponibilidade online. Ela incorpora tecnologias avançadas para automatizar os processos contábeis.
Assim, essa segunda abordagem busca a eficiência e a otimização dos processos contábeis com o diferencial de utilizar ferramentas digitais.
Portanto, a contabilidade digital oferece recursos para a gestão inteligente dos dados contábeis, permitindo análises mais profundas, previsões financeiras mais precisas e tomada de decisões embasadas em dados concretos.
Tudo isso sem falar que a contabilidade digital tende a proporcionar uma integração mais ampla com outras áreas do negócio, como vendas, compras e gestão de projetos.
No escritório de contabilidade digital RR Soluções, por exemplo, você tem a chance de encontrar tanto soluções contábeis como também alternativas para terceirizar a gestão financeira do seu negócio.
Qual escolher: Contabilidade Online ou Contabilidade Digital?
A escolha entre contabilidade online e contabilidade digital pode impactar significativamente na eficiência e no desempenho financeiro de uma empresa. Como cada modelo traz uma proposta diferenciada, é importante fazer uma análise inteligente na hora de atribuir a contabilidade ao seu negócio.
É válido relembrar que a contabilidade online envolve o cliente na gestão contábil, deixando para o contador apenas as funções essenciais. Na contramão, a contabilidade digital vai além e permite que a contabilidade consultiva se torne uma realidade.
Optar pela contabilidade digital oferece a vantagem de que o escritório contábil possa utilizar a tecnologia para aprimorar seus serviços.
A precisão, eficiência e flexibilidade oferecidas pela contabilidade digital a tornam uma escolha altamente vantajosa para empresas que buscam otimizar seus processos financeiros e obter um suporte consultivo especializado.
Pode-se dizer que, enquanto a contabilidade online foca em agilidade, a contabilidade digital visa entregar mais valor.
7 vantagens da Contabilidade Digital
Quando se trata da contabilidade digital, é inegável que seus benefícios são pontos positivos de peso na hora de decidir qual modelo de contabilidade contratar.
Porém, é válido salientar que os serviços contábeis digitais não substituem os profissionais da área.
Conheça sete vantagens da contabilidade digital!
1- Economia de tempo
Na contabilidade digital, a automação de processos contábeis reduz a necessidade de se fazer tarefas manuais. Como devemos lembrar, essas tarefas demandam um tempo precioso para os profissionais contábeis e empresários.
Todavia, quanto se tem softwares onde você pode realizar e solicitar tarefas contábeis com alguns cliques, há uma economia de tempo drástica.
2- Segurança legal
Com sistemas altamente seguros e de proteção avançada para guardar todos os dados das empresas, a contabilidade digital costuma proporcionar mais do que outras modalidades.
Esse ponto é particularmente importante para assegurar a confidencialidade e privacidade de dados do cliente.
3- Maior organização
A utilização de sistemas digitais facilita a organização eficiente de documentação e dados da empresa. Fora que o risco de perder algum documento é muito menor do que se fosse organizar tudo em um espaço físico, por exemplo.
Essa vantagem possibilita que as informações estejam sempre acessíveis e atualizadas.
4- Prevenção de erros
Mais um benefício da contabilidade digital é que ela reduz significativamente os erros humanos nas atividades contábeis e financeiras.
Sua abordagem tecnológica e automatizada fornece maior precisão nos registros contábeis e minimiza o risco de inconsistências.
5- Acesso remoto e colaboração
Com a contabilidade digital, é possível acessar dados e documentos de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso significa uma colaboração entre equipes distribuídas de forma mais flexível.
Enquanto tudo pode ser feito pela internet, o cliente fica livre de ter que se locomover até um escritório físico somente para pegar alguma papelada.
6- Redução de custos com a Contabilidade Digital
Uma das principais vantagens da contabilidade digital é que ela oferece uma redução significativa de custos em comparação com modalidades tradicionais de contabilidade, bem como a online.
Como a automação de processos contábeis reduz a necessidade de mão de obra especializada, isso pode resultar em uma diminuição expressiva dos custos contábeis das empresas.
7- Flexibilidade
Existem muitos tipos de planos de contabilidade em que o empreendedor tem a chance de escolher aquele que tem o melhor custo-benefício para o próprio negócio.
Escritórios de contabilidade digital, como a RR Soluções, oferecem planos personalizados. Dessa forma, o cliente tem flexibilidade para escolher aquele que oferece os serviços de que realmente precisa, portanto, é possível ter um custo-benefício ainda melhor na contração da contabilidade.
Como migrar para a Contabilidade Digital?
Se você não está satisfeito com o serviço atual de contabilidade tradicional ou online na sua empresa, saiba que é possível migrar para a contabilidade digital.
O primeiro passo, sobretudo, é entender que isso pode ser feito independentemente do motivo. Desde que sejam respeitadas as regras preestabelecidas em contrato, você tem total direito de trocar de contabilidade a qualquer momento.
Sendo assim, para seguir a migração, é importante considerar algumas etapas essenciais que garantirão uma transição suave e bem-sucedida, como:
- comunicar ao contador atual para encerrar a parceria;
- identificar escritórios contábeis referências para atender às suas necessidades;
- analisar os serviços oferecidos nesse escritório e como eles podem ajudar o seu negócio.
Escolha da contabilidade
Ao encerrar o contrato com o antigo contador e buscar por uma contabilidade digital, você pode ficar em dúvidas sobre a escolha.
Contudo, uma boa pesquisa e análise pode ajudá-lo nesse processo. Primeiramente, avalie a reputação e experiência da empresa de contabilidade digital. Pesquise avaliações de clientes anteriores e verifique se a empresa possui certificações relevantes.
Além disso, certifique-se de que o escritório oferece os serviços necessários para atender às suas demandas específicas. Isso pode incluir contabilidade, folha de pagamento, impostos e consultoria financeira, por exemplo.
A tecnologia utilizada pelo escritório também é um fator determinante. Certifique-se de que eles utilizam softwares atualizados e seguros que facilitem a comunicação e que também forneçam relatórios precisos em tempo real.
Considere ainda a capacidade de personalização dos serviços oferecidos. Cada negócio tem necessidades únicas, portanto, encontrar um escritório que possa adaptar seus serviços às suas necessidades específicas é fundamental.
Em suma, a personalização dos serviços, comunicação e segurança são pontos importantíssimos para se observar ao migrar para um escritório de contabilidade digital.
Conte com a RR Soluções
A RR Soluções é um escritório de contabilidade digital que trabalha para oferecer mais praticidade, segurança e redução de custos em empresas nos seguintes segmentos:
- prestação de serviços;
- saúde e bem-estar;
- e-commerce; e
- serviços digitais.
Ao confiar em nossa assessoria para cuidar das questões burocráticas e financeiras do seu negócio, você terá uma equipe pronta para mantê-la organizada, atualizada e dentro da lei.
Nós, da RR Soluções, focamos em diferenciais como softwares e ferramentas modernas para facilitar a gestão contábil e financeira de empresas. Além disso, apesar de sermos especialistas em contabilidade digital, não deixamos para trás a valorização de um atendimento humanizado com clientes e parceiros.
Para enviar a documentação e dados da sua empresa para nossa contabilidade é muito fácil, devendo apenas acessar a nossa plataforma online e fazer o envio sem nenhuma complicação.
Com segurança e praticidade, asseguramos soluções contábeis de alta qualidade para o seu negócio.
Ficou curioso para saber mais sobre a contabilidade digital RR Soluções? Fale com um de nossos contadores!
